Desde que pusimos en marcha nuestro proyecto Smart Working, los empleados ya no están confinados en sus mesas. Son libres de trabajar en cualquier lugar de la oficina, en casa e incluso "sobre la marcha"". - Consejo del Condado de Staffordshire
Fondo
El Consejo del Condado de Staffordshire tiene la misión de lograr formas de trabajo más inteligentes, mayores niveles de colaboración y confianza, todas ellas áreas clave de interés.
Desafío
Una encuesta realizada en septiembre del año pasado reveló que la falta de acceso a las tecnologías adecuadas limitaba la flexibilidad de los trabajadores.
El Consejo del Condado de Staffordshire quería impulsar la productividad y permitir el trabajo flexible.
Solución
El Consejo del Condado de Staffordshire buscaba una solución para abordar una política de trabajo ágil (también conocida como "Hotdesking"). Targus fue capaz de demostrar que los usuarios pueden llegar a cualquier ubicación de escritorio "habilitada" y trabajar de una manera familiar y cómoda para el usuario, con la posibilidad de conectar cualquier dispositivo a su configuración de escritorio tradicional, que incluía monitor(es) externo(s), teclado, ratón y conexión de red.
Este requisito conllevaba una serie de retos, como la capacidad de atender al parque de portátiles del Consejo del Condado de Staffordshire (SCC) (usuarios de legado), que representa una mezcla de varios fabricantes de dispositivos y modelos de máquinas, además de la capacidad de permitir a los usuarios de nuevos dispositivos conectarse a las mismas sondas conocidas. La otra complejidad añadida se refería al suministro de energía y a la forma en que el SCC podía permitir a los usuarios cargar todos sus dispositivos en cualquier escritorio sin necesidad de llevar cables de alimentación adicionales.
Como resultado de nuestra solución recomendada, SCC encargó a Targus el despliegue de su estación de acoplamiento universal de doble vídeo @ HD con alimentación incorporada -suite ACP71EU- en toda la oficina, actualizando la mayoría de sus estaciones de trabajo y dando soporte tanto a dispositivos nuevos como heredados, con la instalación de más de 1.000 estaciones de acoplamiento universales.
"El Consejo del Condado de Staffordshire es un excelente ejemplo de lo innovadoras que pueden ser las organizaciones del sector público. En el panorama laboral actual, es esencial que el personal sienta que tiene la opción, y también la tecnología disponible, de trabajar a distancia y con flexibilidad.
Dado que el sector público está sometido a una presión considerable para consolidar su parque inmobiliario con el fin de reducir costes, la reducción de varias organizaciones a locales más pequeños es inevitable. Como todas estas organizaciones tienen sus propias redes, hardware y sistemas informáticos, no cabe duda de que habrá que superar retos tecnológicos. Sin embargo, Staffordshire está marcando realmente el camino y estableciendo las pautas para otros ayuntamientos y organismos gubernamentales, mostrando los inconfundibles beneficios que los planes de trabajo inteligente pueden aportar a una organización".
Dean Simpson
Jefe de ventas corporativas en el Reino Unido de Targus
Resultados
Desde la implantación de la nueva tecnología, el Consejo del Condado de Staffordshire ha vuelto a realizar la encuesta, obteniendo los siguientes resultados en los últimos nueve meses:
10% aumento del número de empleados que consideran que han mejorado su conciliación de la vida laboral y personal
15% más empleados creen que pueden trabajar en cualquier lugar para prestar servicios críticos para la empresa
17% aumento del número de empleados que pueden acceder a la tecnología que necesitan para trabajar desde distintos lugares
Cuando se les volvió a encuestar en julio de este año, el 93% de los empleados del ayuntamiento consideraban que entendían bien lo que es el trabajo inteligente y lo que significa para ellos y su función.
Estuvimos encantados de que nos presentaran a Targus, que vino a visitarnos y escuchó nuestros retos; nos sugirieron una solución completa y nos proporcionaron productos de evaluación que nos ayudaron a probar la eficacia de la solución en un piloto de "prueba de concepto". Como parte del proceso, recurrimos a su equipo de asistencia técnica, que fue de gran ayuda y apoyo y nos permitió confirmar que ésta era la mejor opción para cumplir nuestros objetivos de hot desk. La asistencia continua ha sido excepcional y ha permitido que la implantación de las estaciones de acoplamiento Targus fuera rápida y eficaz, y que todos nuestros usuarios puedan beneficiarse ahora plenamente del "trabajo inteligente" en cualquier escritorio".
Sarah Warren
Directora de Proyectos TIC, Consejo del Condado de Staffordshire
"Desde que nos embarcamos en nuestro proyecto de trabajo inteligente, los empleados ya no están limitados a un escritorio específico. Son libres de trabajar en cualquier lugar de la oficina, en casa e incluso "sobre la marcha", al tiempo que mantienen relaciones con compañeros y clientes y se mantienen al día de las cargas de trabajo. Antes existía la idea errónea de que si no se estaba visible en la mesa, no se estaba trabajando. Ahora se sabe que no es así.
Targus no sólo nos ha ayudado a proporcionar a nuestros trabajadores más flexibilidad, lo que a su vez mejora la productividad y reduce el despilfarro, sino que también nos ha ayudado a colaborar más estrechamente con organizaciones asociadas trabajando de forma ágil sin estar atados a una ubicación o a un escritorio. Cada vez más estamos viendo un aumento en el uso de reuniones de colaboración mediante comunicaciones de vídeo; no estar en la sala ya no significa que no se pueda estar en la reunión y las reuniones ahora pueden ser menos formales, más rápidas de organizar y, en última instancia, ofrecer resultados mejores y más rápidos al tiempo que se reduce la pérdida de tiempo y los costes."
Vic Falcus
Jefe de TIC del Consejo del Condado de Staffordshire
"La capacidad de asistir a reuniones y compartir archivos/presentaciones a través de SKYPE, la capacidad de organizar la carga de trabajo de modo que los elementos de la función que requieren una intensa concentración puedan llevarse a cabo a través de Touchdown/Home en un entorno más tranquilo/con menos distracciones, lo que alivia la presión y el estrés. También es estupendo para conciliar el trabajo y el hogar".
"Mayor productividad cuando se está fuera de la oficina, entre reuniones. Trabajo flexible en otras oficinas y zonas. Ahora también puedo utilizar la tecnología para impartir formación a los jóvenes. Dispongo de un mecanismo de acceso a Internet para ayudar a los jóvenes en todo lo relacionado con la empleabilidad, la educación y la formación."
"Smart working ha tenido un gran impacto en mi vida, puedo usar las 2 horas diarias de viaje para ir al gimnasio y otras clases de fitness, he perdido peso, he podido operarme y lo más importante mi diabetes en remisión y me han retirado toda la medicación para la diabetes, todo por ganar 4 horas semanales de viaje de nuevo para usarlas en mí misma."
"La flexibilidad me ha permitido conciliar mejor la vida laboral y personal, y la confianza que nos dan para realizar nuestro trabajo en distintos lugares me ha hecho apreciar a la Diputación como empleador."
Historias de experiencias de usuarios del Consejo del Condado de Staffordshire
Planes de futuro
Tras haber permitido a unos 3.000 empleados trabajar de nuevas formas, Staffordshire ya tiene previsto realizar más pedidos a Targus para dar cabida a su creciente base de empleados.
El proyecto ha tenido tal éxito en las oficinas centrales de Staffordshire County Council, que la iniciativa "Smart Working" se extenderá a otros distritos.
"He podido comprobar de primera mano que la solución docking de Targus ha contribuido a respaldar el objetivo de nuestro proyecto de "trabajo inteligente" en todo el Consejo del Condado de Staffordshire".
John Henderson, Director General del Consejo del Condado de Staffordshire
Descargue la versión completa en PDF del estudio de caso - haga clic aquí
